Registerhållarens och styrgruppens roll:
Varje Nationellt Kvalitetsregister måste ha en registerhållare och en styrgrupp. Det går huvudsakligen till på två sätt; a) registerhållaren startar registret och skapar sedan en styrgrupp eller b) en styrgrupp bildas och bland medlemmarna utses en registerhållare. Registerhållaren behöver inte vara ordförande i styrgruppen.
När beslut tas om att ett register ska få stöd från Beslutsgruppen för Nationella Kvalitetsregister görs en bedömning utifrån fyra kriterier; relevans, design, kompetens och analys/återkoppling. Under kriteriet kompetens tittar man på registerhållarens och övriga sökandes (styrgruppens) kompetens vad gäller att driva ett kvalitetsregister. Registerhållarens profil och styrgruppens sammansättning är alltså av stor betydelse för medelstilldelningen. Detta dokument tydliggör de förväntningar som finns på registerhållaren och styrgruppen som helhet. Inom styrgruppen kan uppgifter och ansvarsförhållanden fördelas efter behov.
Registerhållarens roll är att:
Vara huvudansvarig för registrets utveckling och drift och det är med registerhållaren som Beslutsgruppen gör sin överenskommelse vid utbetalningen av medel.
Vara väl förankrad i berörda professioner och ha eventuella specialistföreningar/sektioner bakom sig.
Ha ingående kunskaper om registrets innehåll, funktionalitet och resultat och kunna företräda registret i olika sammanhang lokalt och nationellt (och i vissa fall internationellt), exempelvis i kontakterna med kompetenscentra och med Sveriges Kommuner och Landsting.
Vara orienterad i de regelverk som finns inom kvalitetsregisterområdet.
Styrgruppens (inkl. registerhållarens) roll är att:
Som helhet, utöver adekvata specifika medicinska kompetenser, också ha relevant tvärvetenskaplig kompetens samt kunskap avseende statistik och i hur data kan användas i förbättringsarbete.
Vara förankrad i eventuella specialistföreningar/sektioner. Styrgruppen ska också vara representativ för landet.
I samarbete med deltagande kliniker utforma registrets innehåll och design, göra registret användbart för förbättringsarbete och arbeta med registrets datakvalitet.
Tillse en ändamålsenlig återrapportering till berörda målgrupper.
Utveckla registret enligt den ansökan som lämnats till Beslutsgruppen för Nationella Kvalitetsregister och enligt de kriterier och inriktningsmål som finns för Nationella Kvalitetsregister.
Arbeta med implementeringen av registret för att kontinuerligt öka registrets täckningsgrad.
Hjälpa deltagande kliniker med analys av resultat och stötta klinikernas förbättringsarbete exempelvis genom metodstöd och genom att förmedla kontakter mellan kliniker. Om behov och efterfrågan finns från flera kliniker kan styrgruppen uppdra att samordna projekt där flera inbjuds att delta för att skapa möjlighet till kunskapsöverföring mellan enheter och för att få synergier i förbättringsarbetet.
Byte av registerhållare
På grund av ovanstående krav bör helst inte registerhållaren bytas ut under pågående medelsår. Om det är nödvändigt ska en anmälan om registerhållarbyte göras till Sveriges Kommuner och Landsting.
Anmälan om registerhållarbyte ska innehålla följande:
Kontaktuppgifter till ny registerhållare.
Registerhållarens placering och huvudman.
I och med den nya patientdatalagen är det reglerat att ett kvalitetsregister ska finnas hos en myndighet (huvudman). Annars måste dispens sökas hos regeringen. I de fall registret har för avsikt att göra en sådan ansökan vill Beslutsgruppen för Nationella Kvalitetsregister få information om detta.